De meeste werkgevers komen tussen in de kosten die een werknemer maakt om zich te
verplaatsen van zijn woonplaats naar zijn vaste werkplaats. Vaak zijn ze daartoe verplicht op
basis van een sectorale cao. Enkel indien de werknemer opteert om forfaitaire beroepskosten af te trekken, kan de tussenkomst van de werkgever in de kosten voor het woon-werkverkeer (deels) vrijgesteld worden van belastingen voor zover de werknemer hiervoor een van de volgende vervoersmiddelen gebruikt:
• openbaar gemeenschappelijk vervoer (trein, tram, bus, metro, enz.): volledig vrijgesteld;
• gemeenschappelijk vervoer van personeelsleden dat de werkgever of een groep van
werkgevers organiseert: vrijstelling beperkt tot de prijs van een treinabonnement in
eerste klasse;
• een ander vervoersmiddel (wagen of bedrijfswagen, bromfiets, motor, te voet, enz.):
vrijstelling beperkt tot 390 EUR per jaar.
Deze vrijstellingen zijn niet van toepassing op bedrijfsleiders en zijn onderling cumuleerbaar.
De vergoeding voor de verplaatsingen met de fiets is vrijgesteld voor een bedrag van
0,23 EUR/km, ook indien de werknemer zijn werkelijke kosten bewijst. Het is in principe
niet toegelaten om deze vrijstelling te cumuleren met de andere vrijstellingen, tenzij de werknemer zijn verplaatsingen deels met de fiets, deels met een ander vervoersmiddel aflegt. In
dat geval is het mogelijk om de vrijstelling van 390 EUR voor verplaatsingsvergoedingen met
een ‘ander’ vervoersmiddel ook toe te passen.
De werkgever kan de woon-werkvergoedingen in de vennootschapsbelasting aftrekken
als beroepskost. Hij kan de kosten voor het organiseren van gemeenschappelijk vervoer
bovendien aftrekken ten belope van 120%, voor zover deze kosten rechtstreeks betrekking
hebben op minibussen, autobussen en autocars of het gemeenschappelijk vervoer van de
werknemers met dergelijke voertuigen uitbesteed wordt.
Op sociaalzekerheidsrechtelijk vlak is het terugbetalen van kosten voor woon-werkverkeer
wettelijk uitgesloten uit het loonbegrip. In principe is het nodig om deze kosten op reële
basis te vergoeden. In de praktijk stellen we vast dat forfaits toegelaten zijn wanneer ze in
verhouding zijn met de werkelijke kosten, bijvoorbeeld door toepassing van de kilometervergoeding voor ambtenaren, op dit ogenblik 0,3460 EUR/km vermenigvuldigd met het aantal kilometers dat een werknemer effectief met de wagen aflegt tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.
In tegenstelling tot de fiscus, heft de RSZ bijdragen op de kostenvergoedingen die de werkgever
toekent voor verplaatsingen te voet.