Vaak stellen werkgevers aan hun werknemers informaticamateriaal ter beschikking.
Het kan gaan om een computer, een laptop, een tablet en/of een internetconnectie:
materiaal dat de werkgever blijvend toebehoort, maar dat de werknemers met het oog
op flexibiliteit gratis mogen gebruiken in het kader van de uitoefening van hun beroepswerkzaamheid.
Indien de werkgever dit informaticamateriaal exclusief ter beschikking stelt voor het uitoefenen
van de professionele activiteiten en indien enig ander gebruik onmogelijk wordt gemaakt – bijvoorbeeld door een technische configuratie die het installeren van programma’s voor privédoeleinden verhindert betreft het puur werkmateriaal. In dat geval leidt het ter beschikking stellen niet tot belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
De inspectiediensten aanvaarden een puur professioneel gebruik enkel en alleen wanneer het privégebruik uitdrukkelijk uitgesloten werd, ofwel in een car policy, een overeenkomst of ander document, of via technische middelen.
Vaak staat de werkgever het privégebruik van dit informaticamateriaal wel toe. In dat geval genieten de werknemers een voordeel dat gelijk is aan de privé-uitgaven die zij uitsparen, bijvoorbeeld voor de aankoop van een tablet, tenzij ze een bijdrage betalen voor de kost van het privégebruik. Dit voordeel wordt (para)fiscaal beschouwd als een voordeel alle aard waarop de gewone socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn en dat onderworpen is aan belastingen
in hoofde van de werknemer.
Werkgevers dienen bijgevolg bedrijfsvoorheffing in te houden en dit VAA te vermelden op de
fiscale fiche 281.10. Voor wat betreft de computer (laptop of desktop) en de internetconnectie voorziet de wetgeving in een forfaitaire waardering van het VAA, ongeacht de werkelijke waarde,
zowel voor fiscale als socialezekerheidsdoeleinden:
• 180 EUR per jaar voor een computer, inbegrepen een scherm, het toetsenbord, de
muis, een printer, een scanner, geluidsboxen, software;
• 60 EUR per jaar voor een internetconnectie, met abonnement.
Voor het privégebruik van de tablet bestaat er echter geen, of toch geen expliciete, forfaitaire
waardering van het VAA. In principe dient de tablet dus gewaardeerd te worden op basis van
zijn reële waarde, zijnde de marktprijs vermenigvuldigd met het percentage privégebruik en
gedeeld door de afschrijvingsduur van het toestel.
De formule is de volgende: (waarde van het toestel in EUR x % privégebruik) / drie jaar
afschrijving.
Deze waarderingsmethode wordt gebruikt door de fiscale rulingdienst en de RSZ. De
centrale diensten van de fiscale administratie lijken een gelijkstelling van de tablet met de
pc, en dus een VAA van 15 EUR/maand te aanvaarden. Indien de werkgever zowel een computer
(laptop of desktop) als een tablet ter beschikking stelt van de werknemer en privé gebruik is toegestaan, staat de RSZ toe dat slechts één maal het VAA van 15 EUR per maand wordt aangegeven, terwijl het voor fiscale doeleinden nodig is twee verschillende VAA aan te geven.
Hetzelfde geldt indien de werkgever meerdere internetverbindingen tegelijkertijd ter beschikking stelt:
één VAA ten bedrage van vijf EUR voor de RSZ, verschillende VAA ten bedrage van vijf
EUR per maand voor de fiscus. In de vennootschapsbelasting zijn de kosten
verbonden aan de computer (laptop), de tablet en de internetconnectie aftrekbaar
voor de werkgever als beroepskost (voor het ‘professioneel gebruik’) en/of als loon (voor
het ‘privégebruik’).
We hebben het nog even kort over het ‘Bring your own device’-systeem waarbij de werknemers
hun eigen informaticatoestellen voor hun werk gebruiken. Dit systeem kent een stijgend succes. Over het algemeen zal de werkgever aan de werknemers een kostenvergoeding betalen vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen als vergoeding voor het professionele
deel van de aankoop- en gebruikskosten. Verschillende ondernemingen contacteerden de rulingdienst om het percentage aan professioneel gebruik te bevestigen. Een professioneel gebruik van 80% werd vaak toegestaan. Elke situatie is echter anders en een rulingaanvraag is dan ook ten zeerste aan te raden.
Concreet
Bij het ter beschikking stellen van informaticamateriaal, is het nodig:
• te onthouden dat een exclusief professioneel gebruik (zonder VAA)
slechts onder zeer strikte voorwaarden aanvaard wordt;
• er rekening mee te houden dat dubbel vakantiegeld verschuldigd kan zijn
indien socialezekerheidsbijdragen betaald moeten worden op het VAA;
• er rekening mee te houden dat het toestel een restwaarde heeft
bij het beëindigen van de terbeschikkingstelling;
• de alternatieve piste ‘Bring Your Own Device’ te overwegen.