Werknemers maken bij het uitoefenen van hun functie vaak kosten, zoals kosten voor het
inrichten van een thuiskantoor, kosten verbonden aan het professioneel gebruik van een
wagen (parking, carwash, enz.) of representatiekosten (relatiegeschenken, deelname aan
professionele activiteiten, enz.). De werkgever kan deze kosten terugbetalen op basis van
een bewijsstuk, maar opteert er om administratieve redenen vaak voor om te werken met
maandelijkse vaste forfaitaire kostenvergoedingen.
In principe wordt de terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de werkgever niet beschouwd
als loon. Kostenvergoedingen zijn dan ook vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en
belastingen. Indien deze terugbetalingen worden vermeld op fiche 281.10 zijn ze in de
vennootschapsbelasting aftrekbaar als professionele kosten in hoofde van de werkgever. In
bepaalde gevallen gaat het echter om een beperkte aftrek, wat bijvoorbeeld het geval is voor
receptiekosten, die slechts voor 50% aftrekbaar zijn.
Het voorgaande geldt ook voor forfaits. De RSZ aanvaardt voor een aantal kosten en onder
bepaalde voorwaarden forfaitaire bedragen, bijvoorbeeld op heden 122,01 EUR per maand
voor kosten voor een thuiskantoor en 15 EUR per maand voor parkingkosten. De fiscale
administratie doet voor bepaalde kosten hetzelfde bij fiscale circulaire, bijvoorbeeld 20 EUR
per maand voor het gebruik van de privécomputer in het geval van telewerk.
Indien de werkgever hogere forfaits of vergoedingen voor andere kosten wil toekennen,
bijvoorbeeld representatiekosten, moet hij in principe zowel het bestaan als het bedrag van
deze (bijkomende) kosten bewijzen. Slaagt hij daar niet in, dan loopt hij bij inspectie het risico
op een regularisatie.
Hieronder vindt u een aantal tips om een dergelijke herkwalificatie met zijn zware financiële
gevolgen te vermijden:
• Er wordt best gewerkt per functiecategorie door dezelfde forfaits te handhaven voor
werknemers die gelijkaardige functies uitoefenen. Ook is het van belang om de forfaitaire
kostenvergoeding per kostenpost (thuiskantoor, representatiekosten, enz.) op te splitsen
en dit op een correcte manier en gebaseerd op onderbouwde criteria. De werkgever
respecteert best de kostenvergoedingen aanvaard door de RSZ of benadert die liefst zo
dicht mogelijk. Coworking spaces – greenhouse-offices.be
We raden aan om de kostenvergoedingen voor te leggen aan de Dienst Voorafgaande beslissingen.
Hoewel de socialezekerheidsinstellingen (RSZ, Inspectiedienst) niet gebonden
zijn door een dergelijk akkoord, houden ze in de praktijk toch vaak rekening met een
fiscale ruling bij een betwisting. Het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’ is namelijk
hetzelfde in het kader van de fiscaliteit en de sociale zekerheid. Met andere woorden:
indien de werkgever een fiscale ruling met redelijke forfaits verkrijgt op basis van een
gegronde oefening en reële kosten, dan dienen de socialezekerheidsinstellingen deze in
acht te nemen.
• Er mag geen sprake zijn van dubbel gebruik. Dit betekent dat de kosten die de onderneming
op forfaitaire basis terugbetaalt (bijvoorbeeld kleine parkeerkosten) niet nogmaals
mogen worden terugbetaald op basis van onkostennota’s of via een creditkaart. Het
spreekt voor zich dat de werkgever andere professionele kosten (bijvoorbeeld restaurantkosten)
die niet worden gedekt door het forfait, steeds op reële basis kan terugbetalen.
• Ten slotte is het van belang om het beleid van de onderneming met betrekking tot forfaitaire
kostenvergoedingen te formaliseren, bijvoorbeeld door het opstellen van bijlagen bij de arbeidsovereenkomst
of een policy die de voorwaarden met betrekking tot het toekennen
van forfaitaire vergoedingen uiteenzet (vermindering bij langdurige afwezigheid, deeltijds
werk, enz.).